Politique de confidentialité

Qui est responsable

Responsable du traitement

Vema Projects BV

Adresse

Venecolaan 10/00029880 AALTERBelgium

Numéro d’entreprise

0464.024.937

Contact

sales@vemaprojects.be

Écrivez à cette adresse pour tout ce qui concerne la présente politique ou les données que nous détenons à votre sujet. Elle arrive chez les personnes qui traitent les demandes, et c’est l’adresse à utiliser pour les droits décrits plus bas.

Ce que couvre cette politique

Cette politique couvre ce site web : les pages que vous lisez et le formulaire de contact qui s’y trouve.

Elle ne décrit pas les produits VeMatics eux-mêmes. Les comptes dans l’application TikWash, les systèmes de cartes VemaCard, les transactions de paiement à un terminal et la gestion d’une installation que nous avons livrée sont des systèmes distincts avec leurs propres accords, généralement conclus avec l’exploitant du site. Si vous utilisez un système VeMatics en tant que client de l’un de nos clients, cet exploitant est le premier point de contact pour vos données.

Ce que nous traitons, et quand

Lorsque vous nous contactez directement

Si vous nous écrivez ou nous appelez, nous traitons ce que vous choisissez de nous communiquer — votre nom, vos coordonnées et le contenu de votre message — afin de vous répondre.

Lorsque vous utilisez le formulaire de contact

Le formulaire demande ce qui suit, et rien de plus :

• Type de demande — question générale, demande d’offre ou demande de démo
• Nom
• Société — facultatif
• E-mail
• Téléphone — facultatif
• Application — facultatif, le type de site concerné par la demande
• Message

Lorsque vous envoyez le formulaire, ces informations nous parviennent sous forme d’e-mail à sales@vemaprojects.be, avec votre adresse e-mail comme adresse de réponse afin que nous puissions vous répondre directement. La page enregistre également le moment de l’envoi et la version du formulaire que vous avez utilisée (générale, offre ou démo). Nous n’y ajoutons rien d’autre, et le formulaire ne demande aucune catégorie particulière de données — ne nous en envoyez donc pas.

Protéger le formulaire contre les abus automatisés

Le formulaire de contact est protégé par Cloudflare Turnstile, qui vérifie si un envoi provient d’une personne et non d’un robot. Cloudflare documente les signaux que Turnstile collecte à cette fin : votre adresse IP, une empreinte TLS, la chaîne user-agent de votre navigateur, et la clé de site ainsi que le site sur lequel elle est utilisée. Cloudflare indique que ces signaux sont strictement nécessaires pour détecter et bloquer les robots, et qu’ils ne permettent pas d’identifier directement des personnes.

Turnstile contrôle le navigateur, pas le message. Ce que vous saisissez dans le formulaire ne fait pas partie des signaux listés par Cloudflare pour Turnstile : le contenu du formulaire nous est envoyé, et le widget ne renvoie qu’un jeton, que notre serveur fait ensuite vérifier par Cloudflare. Si cette vérification échoue, le message n’est pas envoyé.

Diffuser le site

Ce site est diffusé via le réseau de Cloudflare. Pour servir une page et protéger le site contre les attaques et les abus, Cloudflare traite des données de connexion telles que votre adresse IP, l’adresse demandée et la chaîne user-agent de votre navigateur, et conserve de courts journaux techniques des requêtes. Notre propre traitement du formulaire écrit une brève ligne technique lorsqu’un message n’aboutit pas — elle enregistre l’échec, pas votre message.

Mémoriser votre langue

Si vous choisissez une langue avec le sélecteur de langue, ce site conserve ce choix dans votre navigateur sous le nom vematics_locale. Il conserve uniquement le code de langue choisi — en, nl ou fr. Il ne conserve ni nom, ni adresse e-mail, ni identifiant de compte. Il sert uniquement à ouvrir la bonne langue lorsque vous revenez sur la page d’entrée du site. La politique en matière de cookies le décrit en détail.

Ce que nous ne faisons pas

Ce site ne comporte aucune analyse d’audience, aucune publicité, aucun pixel marketing, aucun suivi comportemental, aucun outil de newsletter et aucun compte visiteur. Nous ne construisons pas de profils de visiteurs et nous ne vendons pas de données personnelles. La politique en matière de cookies décrit ce qui est conservé dans votre navigateur, et c’est très peu.

Pourquoi nous les traitons

• Questions générales — pour répondre à votre question et communiquer avec vous sur le sujet que vous avez soulevé.
• Demandes d’offre — pour évaluer votre demande, préparer et envoyer une offre, et prendre les mesures que vous avez demandées avant une éventuelle relation commerciale.
• Demandes de démo — pour organiser la démonstration que vous avez demandée ou y répondre, et pour la communication qui l’entoure.
• Sécurité et prévention des abus — pour protéger le site et le formulaire de contact contre les abus automatisés, le spam et le trafic malveillant.
• Préférence de langue — pour afficher le site dans la langue que vous avez choisie.

La base légale

La base applicable dépend de la nature de votre demande.

• Si vous demandez une offre ou une démonstration, nous traitons vos données afin de prendre, à votre demande, des mesures précontractuelles.
• Si vous nous adressez une question commerciale générale, nous nous appuyons sur notre intérêt légitime à répondre aux questions qui nous sont adressées, et sur le vôtre à recevoir une réponse.
• Pour la protection anti-spam du formulaire et pour la sécurité du site, nous nous appuyons sur notre intérêt légitime à les maintenir disponibles et exempts d’abus.
• Lorsque nous devons conserver un élément parce que la loi l’exige — une facture, par exemple — la base est cette obligation légale.

Nous ne considérons pas le consentement comme la règle par défaut. Il ne vous est pas demandé d’accepter quoi que ce soit pour nous envoyer un message ; si nous avions un jour besoin d’un consentement pour autre chose, nous le demanderions séparément et vous pourriez le retirer.

Ce que vous devez fournir

Seuls les champs marqués comme obligatoires sur la page de contact sont nécessaires, et ils le sont pour une raison pratique : sans nom, adresse e-mail et description de votre demande, nous ne pouvons ni la comprendre ni y répondre. Les champs marqués facultatifs le sont réellement — ils nous aident généralement à répondre plus précisément, et les laisser vides n’empêche pas votre message.

Aucune obligation légale ne vous impose de nous fournir ces éléments. Vous pouvez tout aussi bien nous appeler ou nous écrire.

Combien de temps nous les conservons

Nous conservons les demandes de contact, d’offre et de démo pendant 24 mois au maximum après le dernier contact utile à leur sujet, puis nous les supprimons.

Il existe une exception qui compte. Si votre demande évolue en relation client, contrat, facture, litige ou autre document commercial, les informations pertinentes deviennent partie de ce document et sont conservées aussi longtemps que cette finalité distincte l’exige — les durées de conservation comptables et contractuelles sont fixées par la loi ou par la nature du document, et elles dépassent 24 mois. Il n’est donc pas exact que tout est supprimé après 24 mois ; c’est la demande elle-même qui l’est.

Notre fournisseur d’e-mail conserve également sa propre copie, à ses propres conditions. Resend indique actuellement que les données d’e-mail et de journalisation sont conservées 30 jours sur ses formules Free, Pro et Scale, et que les formules Enterprise disposent d’une conservation flexible. Celle qui nous concerne dépend de la formule et des réglages que notre compte de production utilisera ; il s’agit d’une durée distincte des 24 mois ci-dessus, qui sont les nôtres.

Qui d’autre les traite

Nous limitons le nombre de parties impliquées. Deux prestataires traitent des données personnelles pour notre compte, en qualité de sous-traitants, pour ce site :

• Cloudflare — diffusion et sécurité du site, et contrôle Turnstile sur le formulaire de contact.
• Resend — acheminement de l’e-mail généré par le formulaire de contact. Le contenu de votre message transite par Resend pour atteindre notre boîte aux lettres.

Au sein de notre société, votre demande est vue par les personnes qui traitent les demandes et, si elle devient un projet, par les collègues qui y travaillent. Au-delà, nous ne partageons des données personnelles que lorsque la loi nous y oblige.

Où vos données sont traitées

Les deux prestataires peuvent traiter des données en dehors de l’Espace économique européen, et nous préférons le dire clairement plutôt que de laisser entendre que tout reste en Belgique.

Resend indique stocker les données clients — y compris le contenu des messages, les journaux de livraison et les données de compte — aux États-Unis. Les transferts hors EEE sont couverts par les clauses contractuelles types de la Commission européenne, qui font partie de son addendum de traitement des données, et par sa participation au cadre de protection des données UE–États-Unis.

Cloudflare exploite un réseau mondial ; les données techniques liées à la diffusion et à la protection du site peuvent donc être traitées hors de l’EEE. Cloudflare s’appuie pour ces transferts sur les clauses contractuelles types et sur ses certifications au titre du cadre de protection des données UE–États-Unis.

Décision automatisée

Nous n’utilisons pas les informations issues de ce site pour prendre des décisions automatisées produisant des effets juridiques à votre égard ou vous affectant de manière significative de façon similaire. Le contrôle Turnstile est une mesure de sécurité portant sur le navigateur qui effectue la requête ; ce n’est pas une décision vous concernant en tant que client, et une personne lit chaque demande qui nous parvient.

Vos droits

En vertu du RGPD, vous pouvez nous demander de :

• vous indiquer quelles données personnelles nous détenons à votre sujet, et vous en remettre une copie ;
• les corriger si elles sont inexactes ou incomplètes ;
• les effacer ;
• limiter ce que nous en faisons pendant qu’un point est vérifié ;
• cesser le traitement lorsque nous nous appuyons sur un intérêt légitime, en vous y opposant ;
• les transmettre dans un format portable, lorsque ce droit s’applique.

Tous les droits ne s’appliquent pas dans toutes les situations — nous ne pouvons pas, par exemple, effacer ce que la loi nous oblige à conserver. Si une demande ne peut pas être satisfaite intégralement, nous indiquerons quelle partie et pourquoi.

Écrivez à sales@vemaprojects.be pour exercer l’un de ces droits. Nous pouvons vous demander suffisamment d’informations pour nous assurer de votre identité avant d’agir, afin de ne pas divulguer les données d’une autre personne.

Si vous n’êtes pas satisfait de la façon dont nous traitons la question, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données — https://www.autoriteprotectiondonnees.be. Vous pouvez aussi contacter l’autorité de contrôle du pays de l’UE où vous résidez ou travaillez.

Modifications de cette politique

Si le site se met à faire autre chose des données personnelles, cette page est mise à jour avant que le changement ne soit mis en ligne, et la date en haut change avec elle. Si nous ajoutons un jour une analyse d’audience ou toute autre technologie non essentielle, nous vérifierons à nouveau ce qu’elle conserve, mettrons à jour la présente politique et la politique en matière de cookies, et demanderons votre consentement avant de l’activer.