Privacybeleid

Wie verantwoordelijk is

Verwerkingsverantwoordelijke

Vema Projects BV

Adres

Venecolaan 10/00029880 AALTERBelgium

Ondernemingsnummer

0464.024.937

Contact

sales@vemaprojects.be

Schrijf naar dat adres voor alles wat met dit beleid te maken heeft of met de gegevens die wij over u bewaren. Het komt terecht bij de mensen die aanvragen behandelen, en het is het adres voor de rechten die verderop beschreven staan.

Wat dit beleid dekt

Dit beleid dekt deze website: de pagina's die u leest en het contactformulier erop.

Het beschrijft niet de VeMatics-producten zelf. Accounts in de TikWash-app, VemaCard-kaartsystemen, betaaltransacties aan een terminal en het beheer van een installatie die wij geleverd hebben, zijn afzonderlijke systemen met eigen afspraken, doorgaans gemaakt met de uitbater van de locatie. Gebruikt u een VeMatics-systeem als klant van een van onze klanten, dan is die uitbater het eerste aanspreekpunt voor uw gegevens.

Wat wij verwerken, en wanneer

Wanneer u ons rechtstreeks contacteert

Als u ons mailt of belt, verwerken wij wat u ons zelf meedeelt — uw naam, uw contactgegevens en de inhoud van uw bericht — om u te kunnen antwoorden.

Wanneer u het contactformulier gebruikt

Het formulier vraagt het volgende, en niets meer:

• Soort aanvraag — algemene vraag, offerteaanvraag of demoaanvraag
• Naam
• Bedrijf — optioneel
• E-mail
• Telefoon — optioneel
• Toepassing — optioneel, het soort locatie waarover de aanvraag gaat
• Bericht

Wanneer u het formulier verstuurt, komt die informatie bij ons aan als een e-mail naar sales@vemaprojects.be, met uw e-mailadres als antwoordadres zodat wij u rechtstreeks kunnen antwoorden. De pagina registreert ook het tijdstip van verzending en welke versie van het formulier u gebruikte (algemeen, offerte of demo). Wij voegen er niets anders aan toe, en het formulier vraagt geen bijzondere categorieën van gegevens — stuur ons die dus niet.

Het formulier beschermen tegen geautomatiseerd misbruik

Het contactformulier is beveiligd met Cloudflare Turnstile, dat nagaat of een verzending van een mens komt en niet van een bot. Cloudflare documenteert de signalen die Turnstile daarvoor verzamelt als uw IP-adres, een TLS-vingerafdruk, de user-agent van uw browser, en de sitesleutel samen met de website waarop ze gebruikt wordt. Cloudflare stelt dat deze signalen strikt noodzakelijk zijn om bots te detecteren en te blokkeren, en dat het daaruit geen personen rechtstreeks kan identificeren.

Turnstile controleert de browser, niet het bericht. Wat u in het formulier typt, maakt geen deel uit van de signalen die Cloudflare voor Turnstile opsomt: de inhoud van het formulier wordt naar ons verstuurd, en de widget geeft alleen een token terug dat onze server daarna door Cloudflare laat verifiëren. Mislukt die verificatie, dan wordt het bericht niet verzonden.

De website afleveren

Deze website wordt afgeleverd via het netwerk van Cloudflare. Om een pagina te serveren en de site te beschermen tegen aanvallen en misbruik verwerkt Cloudflare verbindingsgegevens zoals uw IP-adres, het opgevraagde adres en de user-agent van uw browser, en bewaart het korte technische logs van aanvragen. Onze eigen contactverwerking schrijft een korte technische regel wanneer een bericht niet verzonden raakt — die registreert de fout, niet uw bericht.

Uw taal onthouden

Kiest u een taal met de taalkiezer, dan bewaart deze website die keuze in uw browser als vematics_locale. Ze bewaart enkel de gekozen taalcode — één van en, nl of fr. Ze bewaart geen naam, e-mailadres of accountidentificator. Ze dient enkel om de juiste taal te openen wanneer u terugkeert naar de instappagina van de site. Het cookiebeleid beschrijft ze volledig.

Wat wij niet doen

Deze website bevat geen analytics, geen advertenties, geen marketingpixels, geen gedragstracking, geen nieuwsbrieftools en geen bezoekersaccounts. Wij bouwen geen profielen van bezoekers op en verkopen geen persoonsgegevens. Het cookiebeleid beschrijft wat er in uw browser bewaard wordt, en dat is bijzonder weinig.

Waarom wij het verwerken

• Algemene vragen — om uw vraag te beantwoorden en met u te communiceren over het onderwerp dat u aanbracht.
• Offerteaanvragen — om uw aanvraag te beoordelen, een offerte op te maken en te versturen, en de stappen te zetten die u vroeg vóór een mogelijke zakelijke relatie.
• Demoaanvragen — om de demonstratie die u vroeg te regelen of erop te antwoorden, en voor de communicatie daarrond.
• Beveiliging en misbruikpreventie — om de website en het contactformulier te beschermen tegen geautomatiseerd misbruik, spam en kwaadaardig verkeer.
• Taalvoorkeur — om de website te tonen in de taal die u koos.

De rechtsgrond

Welke grond van toepassing is, hangt af van de aard van uw aanvraag.

• Vraagt u een offerte of een demonstratie, dan verwerken wij uw gegevens om op uw verzoek stappen te zetten vóór het sluiten van een overeenkomst.
• Stuurt u ons een algemene zakelijke vraag, dan steunen wij op ons gerechtvaardigd belang om vragen die aan ons gericht zijn te beantwoorden, en op het uwe om een antwoord te krijgen.
• Voor de spambeveiliging op het formulier en voor de beveiliging van de website steunen wij op ons gerechtvaardigd belang om beide beschikbaar en vrij van misbruik te houden.
• Waar wij iets moeten bewaren omdat de wet het vereist — een factuur bijvoorbeeld — is die wettelijke verplichting de grond.

Wij beschouwen toestemming niet als de standaard. U wordt niet gevraagd iets te aanvaarden om ons een bericht te sturen; hadden wij ooit toestemming nodig voor iets anders, dan zouden wij die apart vragen en zou u ze kunnen intrekken.

Wat u moet opgeven

Alleen de velden die op de contactpagina als verplicht aangeduid zijn, zijn nodig, en dat om een praktische reden: zonder naam, e-mailadres en omschrijving van uw aanvraag kunnen wij ze niet begrijpen of erop antwoorden. De velden die als optioneel aangeduid zijn, zijn ook echt optioneel — ze helpen ons meestal preciezer te antwoorden, en ze leeg laten houdt uw bericht niet tegen.

Er is geen wettelijke verplichting om ons dit te bezorgen. U kunt ons evengoed gewoon bellen of mailen.

Hoe lang wij het bewaren

Contact-, offerte- en demoaanvragen bewaren wij maximaal 24 maanden na het laatste betekenisvolle contact erover, en daarna verwijderen wij ze.

Er is één uitzondering die telt. Groeit uw aanvraag uit tot een klantenrelatie, een overeenkomst, een factuur, een geschil of een ander zakelijk document, dan wordt de relevante informatie deel van dat document en blijft ze bewaard zolang dat afzonderlijke doel het vereist — boekhoudkundige en contractuele bewaartermijnen worden bepaald door de wet of door de aard van het document, en ze zijn langer dan 24 maanden. Het is dus niet zo dat alles na 24 maanden verwijderd wordt; het is de aanvraag zelf die dat wordt.

Onze e-mailprovider bewaart eveneens een eigen kopie, onder eigen voorwaarden. Resend stelt momenteel dat e-mail- en loggegevens 30 dagen bewaard worden op de Free-, Pro- en Scale-plannen, en dat Enterprise-plannen een flexibele bewaartermijn hebben. Welke daarvan op ons van toepassing is, volgt uit het plan en de instellingen die ons productieaccount uiteindelijk gebruikt; het is een afzonderlijke termijn van de 24 maanden hierboven, die de onze is.

Wie het nog verwerkt

Wij houden het aantal betrokken partijen klein. Twee providers verwerken voor deze website persoonsgegevens in onze opdracht, als verwerker:

• Cloudflare — aflevering en beveiliging van de website, en de Turnstile-controle op het contactformulier.
• Resend — aflevering van de e-mail die het contactformulier genereert. De inhoud van uw bericht passeert via Resend om onze mailbox te bereiken.

Binnen ons bedrijf wordt uw aanvraag gezien door de mensen die aanvragen behandelen en, als ze een project wordt, door de collega's die eraan werken. Daarbuiten delen wij persoonsgegevens alleen waar wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Waar uw gegevens verwerkt worden

Beide providers kunnen gegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte, en wij zeggen dat liever duidelijk dan te laten uitschijnen dat alles in België blijft.

Resend stelt dat het klantgegevens — waaronder berichtinhoud, afleverlogs en accountgegevens — in de Verenigde Staten opslaat. Doorgiften buiten de EER dekt het met de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, die deel uitmaken van zijn verwerkersovereenkomst, en met zijn deelname aan het EU-VS Data Privacy Framework.

Cloudflare baat een wereldwijd netwerk uit, waardoor de technische gegevens die bij het afleveren en beschermen van de website komen kijken buiten de EER verwerkt kunnen worden. Cloudflare steunt daarvoor op de standaardcontractbepalingen en op zijn certificeringen onder het EU-VS Data Privacy Framework.

Geautomatiseerde besluitvorming

Wij gebruiken de informatie van deze website niet om geautomatiseerde besluiten te nemen die rechtsgevolgen voor u hebben of u op vergelijkbare wijze in aanmerkelijke mate treffen. De Turnstile-controle is een beveiligingsmaatregel over de browser die de aanvraag doet; het is geen besluit over u als klant, en elke aanvraag die ons bereikt, wordt door een mens gelezen.

Uw rechten

Onder de AVG kunt u ons vragen om:

• u te zeggen welke persoonsgegevens wij over u bewaren, en u er een kopie van te geven;
• ze te corrigeren als ze onjuist of onvolledig zijn;
• ze te verwijderen;
• te beperken wat wij ermee doen terwijl iets nagekeken wordt;
• de verwerking stop te zetten waar wij op een gerechtvaardigd belang steunen, door bezwaar te maken;
• ze over te dragen in een overdraagbare vorm, waar dat recht van toepassing is.

Niet elk recht geldt in elke situatie — wij kunnen bijvoorbeeld niet verwijderen wat wij wettelijk moeten bewaren. Kan een verzoek niet volledig ingewilligd worden, dan zeggen wij welk deel en waarom.

Schrijf naar sales@vemaprojects.be om een van deze rechten uit te oefenen. Wij kunnen u om voldoende informatie vragen om zeker te zijn wie u bent voor wij handelen, zodat wij niet andermans gegevens vrijgeven.

Bent u niet tevreden over hoe wij ermee omgaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit — https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be. U kunt ook de toezichthoudende autoriteit contacteren van het EU-land waar u woont of werkt.

Wijzigingen aan dit beleid

Gaat de website iets anders doen met persoonsgegevens, dan wordt deze pagina bijgewerkt vóór die wijziging live gaat, en verandert de datum bovenaan mee. Voegen wij ooit analytics of een andere niet-noodzakelijke technologie toe, dan gaan wij opnieuw na wat ze bewaart, werken wij dit beleid en het cookiebeleid bij, en vragen wij uw toestemming vóór we ze inschakelen.